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Bild 1 Bild 2 Bild 3 Schützen & Erhalten · Dezember 2020 · Seite 43 BRANCHENSOFTWARE Projekte in der EDV verwalten M anchmal ist es kaum zu glauben, was man so hört, wenn man sich mit Bekannten unterhält. Es ist durchaus kein Einzelfall, dass ein Handwerker seine Leis- tungen zwar erbracht, jedoch dafür keine Rechnung erstellt hat. Aber welcher Kunde erinnert den Handwerker vor Ablauf der Verjährungsfrist, doch bitte die Rechnung zu schicken? Es gibt jedoch noch mehr Dinge, die im Büroalltag nicht vorkommen sollten. Haben z.B. Kunden Anfragen gestellt oder Aufträge erteilt, darf kein einziger in Vergessenheit geraten. Auch wenn sich die als Bei- spiel geschilderten Probleme ganz unterschiedlich auswir- ken, sind Hilfsmittel erforder- lich, die diese so zuverlässig wie irgend möglich verhindern. Die Führung von Excel-Listen ist zwar ein erster Ansatz, jedoch durch die vollständige manuelle Pflege, meist durch mehrere Personen, nicht zuver- lässig genug. Eine Minimierung der manuellen Eingriffe kann nur eine Branchensoftware in Form einer Projektverwaltung bieten. Die aktuell laufenden Projekte sollten mindestens in vier Phasen untergliederbar sein zuzüglich des Archivs (siehe Bild 1). Die Anwahl eines Vorganges über die jeweilige Phase stellt schon al- leine deshalb ein Mindestmaß an Pflege sicher, da bestimmte Dokumente nur in der dafür vorgesehenen Phase erstellt werden können. Betrachten wir die Phasen im Einzelnen: Angebotsphase: I n de r Angebot sphase befindet sich ein Projekt au- tomatisch, wenn es angelegt worden ist. Diese Phase er- fordert eine gewisse Disziplin, denn wenn vergessen wird, ein Projekt anzulegen, wird der Kunde eventuell nie ein Angebot erhalten. Außerdem müssen – um die Übersicht- lichkeit herzustellen – Projek- te, für die kein Auftrag erteilt wird, in das Archiv verschoben werden. Beide Fälle können nicht automatisiert werden, sondern müssen immer durch den Bediener erfasst werden. Planungsphase: In diese Phase wird das Pro- jekt umgeschaltet, wenn der Kunde den Auftrag erteilt. Da mögliche Alternativangebote im gleichen Projekt erstellt werden, wird sofort erkannt, wenn die Auftragserteilung nicht eindeutig ist. Automa- tisch verschwindet das Projekt durch die Umschaltung in der Angebotsphase, in der es sich vorher befand. Ist ein Projekt in der Planungsphase, können z. B. die notwendigen Materi- alien bestellt werden und der Auftrag kann organisatorisch eingetaktet werden. Ausführungsphase: Beginnen die Arbeiten an der Baustelle, wird das Projekt in die Ausführungsphase um- geschaltet und es verschwin- det in der Planungsphase. Falls das Projekt nach Aufmaß abgerechnet wird, können in dieser Phase schrittweise die Aufmaße erfasst werden. Nur in der Ausführungsphase können Abschlagsrechnungen erstellt werden. Abrechnungsphase: Sind die Arbeiten an der Baustelle abgeschlossen, muss das Projekt in die Abrech- nungsphase umgeschaltet werden, denn nur in dieser Phase ist die Erstellung der Schlussrechnung möglich. Damit sich in dieser Phase nicht alle vor längerer Zeit fertig gestellten Bauvorhaben ansammeln, müssen Projekte spätestens nach Rechnungs- prüfung oder Zahlung durch den Auftraggeber in das Archiv verschoben werden. Falls sich in größeren Betrieben oder bei vielen Kleinaufträgen trotz Nutzung des Archivs in der Angebots- und Abrechnungsphase so viele Projekte ansammeln, dass es unübersichtlich wird, sollten diese Phasen nochmals untergliedert werden können. Bild 2 zeigt die Unterglie- derung der Angebotsphase in die Anfragephase und „Angebot-erstellt“-Phase. Wenn Anfragen konsequent erfasst werden, kann damit nicht vergessen werden, das Angebot zu erstellen. Bild 3 zeigt die Unterglie- derung der Abrechnungspha- se in die „Schlussrechnung in Vorbereitung“-Phase und „Schlussrechnung-erstellt“- Pha s e . Dadu r ch kann schneller erkannt werden, bei welchem Bauvorhaben die Schlussrechnung noch fertig gestellt werden muss. Fazit: Durch die Unter- gliederung der Projekte in mehrere Phasen wird die Übersichtlichkeit deutlich ge- steigert, so dass die Kontrolle der jeweiligen Liste leichter fällt. Manuelle Eingaben bleiben immer erforderlich, die Verantwortlichkeiten dafür können nur durch in- nerbetriebliche Organisation geregelt werden. Es schreibt für Sie: Michael Scholtz Scholtz Soft- ware GmbH Wankstr. 28 b · 86971 Peiting Telefon: +49 8861 9109990 Telefax: +49 8861 9109999 E-Mail: info@scholtz.de Web: www.scholtz.de