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BETRIEBSWIRTSCHAFT Schützen & Erhalten · September 2021 · Seite 42 Die Baustellensteuerung – Inhalte der Nachkalkulation W enn sich die Nachkalkulation zeitlich hinter der Rechnungs- legung einordnet, sollten eigentlich alle Angaben für die Nachkalkulation bereits vorliegen. Das wären einmal die Abrechnungs- summe gekürzt um alle Nachlässe und Abzüge. Am Ende zählt für eine aussagefähige Nachkalkulation nur der Betrag, der auf dem Konto landet. Wie verhält es sich mit Nacharbeiten, wenn der Auftraggeber bereits die volle Abrechnungssumme bezahlt hat? Da für diese Nacharbeiten im Regel- fall sowohl Material als auch Lohn- und Gemeinkosten anfallen, müssen diese zusätzlichen Kosten natürlich auch in der Nachkalkulation berücksichtigt werden, da sie über die Mehrkosten das Baustel- lenergebnis verschlechtern. Es kommt in der Praxis durchaus vor, dass die Nacharbeiten nicht mehr dem originären Auftrag zugerechnet werden können und somit das Baustellenergeb- nis schönen. Insbesondere dann, wenn der Mangel erst deutlich später erkannt und beseitigt werden muss, die Baustelle zu diesem Zeitpunkt „EDV-technisch“ aber bereits abgeschlossen ist. Hier würde es Sinn machen, zumin- dest buchhalterisch die Nacharbeiten/ Gewährleistungen in einem gesonderten Konto zu verbuchen, um so am Jahres- ende sehen zu können, wie hoch bspw. der Anteil von Gewährleistungen am Umsatz ist. Eine Größenordnung, die auch steuerlich wichtig ist, wenn es um die Bildung von Rückstellungen für die Gewährleistungen geht. Ein anderer Punkt, der im Rahmen der Nachkalkulation zu Fragen führt, ist der Umgang mit Gewährleistungs- einbehalten, wenn diese direkt bei der Zahlung abgezogen werden. Faktisch führen diese erst einmal zu einem redu- zierten Zahlungseingang. Betriebswirtschaftlich bewertet sollten die im Vorfeld vereinbarten Gewährleistungseinbehalte durch eine Gewährleistungsbürgschaft abgelöst werden. So steht dem Betrieb liquiditätstech- nisch der volle Betrag zur Verfügung, der auch so in die Nachkalkulation übernommen werden kann. Abgesehen von der liquiditätstechni- schen Betrachtung wird damit auch das Risiko reduziert, falls der vom Kunden einbehaltene Betrag zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr vorhanden sein sollte. Sind diese Punkte soweit geklärt, werden für die Nachkalkulation noch die Kosten für den Materialeinsatz, evtl. Nachunternehmerrechnungen und die Baustellenstunden benötigt. Wo es hier zu Problemen kommen kann, ist der zeitliche Verzug zwischen dem Zeitpunkt der Nachkalkulation und dem Eingang der Nachunternehmer- und/oder der Lieferantenrechnungen. Während die Höhe der Nachunter- nehmerkosten üblicherweise bereits im Vorfeld vereinbart wurde, gestaltet es sich im Materialbereich schon um einiges schwieriger. Zumal, wenn der Lieferant nur einmal im Monat eine Sammelrech- nung ausstellt und die Materiallieferun- gen dann mühsam auf die einzelnen Baustellen verteilt werden müssen. Dann, wenn versucht wird, die Materialien, die aus dem Lagerbestand entnommen wurden, sowohl zahlenmä- ßig als auch wertmäßig zu erfassen. Auch in Betrieben, wo es hierfür Listen und Materialentnahmescheine gibt, zeigt sich bei einer direkten Über- prüfung, dass Materialien falsch oder nicht umfänglich erfasst und am Ende geschätzt werden. Zentraler Punkt der Daten der Nach- kalkulation stellen die Baustellenstunden dar. Auf den ersten Blick betrachtet, sollte dieser Bereich keine großen Probleme verursachen. Schreiben die Mitarbeiter doch ihre Stunden auf, bzw. werden diese im Rahmen einer digitalen Zeiter- fassung mobil erfasst und bestenfalls direkt auf das Projekt gebucht. In den Betrieben, die über keine mobile Zeiterfassung verfügen, was nach wie vor den Großteil der Betriebe betrifft, tritt bei der Stundenerfassung ein häufiges Phänomen auf. Insbesondere in den Betrieben, wo die Mitarbeiter ihre Stunden zweimal dokumentieren. Einmal direkt aufs Pro- jekt, als Grundlage zur Ermittlung des Baustellenergebnisses und ein weiteres Mal als Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung. Theoretisch müsste man jetzt davon ausgehen können, dass in beiden Fäl- len am Ende die gleiche Stundenzahl herauskommt. So sind die Stunden für die monatliche Lohnabrechnung letzt- lich nichts anderes als die Summe der Baustellenstunden, evtl. noch ergänzt um Stunden für Krankheit, Gutstunden- veränderung, Feiertagsstunden und dem Urlaubsgeld. Interessanterweise ist bei Abwei- chungen festzustellen, dass in solchen Fällen die Stunden, die als Basis der Lohnabrechnung dienen, dann regel- mäßig höher ausfallen, als die Summe der Baustellenstunden. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass den Baustellen zu wenige Stunde belas- tet und auch berechnet wurden. So kann schnell aus einem vermeintlich guten Baustellenergebnis ein Verlust werden. Idealerweise werden die „Bau- stellenstunden“ nur einmal erfasst und dienen als Basis sowohl für die Baustellenbetrachtung als auch für die Lohnabrechnung. Sollten dann Stunden vergessen werden, wird der Verlust zumindest paritätisch geteilt.