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Es schreibt für Sie: Michael Scholtz Scholtz Soft- ware GmbH Wankstr. 28 b · 86971 Peiting Telefon: +49 8861 9109990 Telefax: +49 8861 9109999 E-Mail: info@scholtz.de Web: www.scholtz.de Schützen & Erhalten · Dezember 2021 · Seite 44 BRANCHENSOFTWARE Die Abrechnung der Baustelle I n der vorangegangenen Folge dieser Beitragsreihe über die EDV haben wir ge- zeigt, wie wir eine Baustelle vorbereiten, damit die Arbei- ten weitgehend reibungslos vonstatten gehen. Sind diese nun im Gange, müssen bei größeren Bauvorhaben Ab- schlagsrechnungen und nach Fertigstellung die Schluss- rechnung erstellt werden. Schnell und einfach gestaltet sich dies nur, wenn die Ab- schlagsrechnungen pauschal und die Schlussrechnung mit Festpreis erstellt wird, was in den meisten Firmen die Aus- nahme darstellt und ohnehin nur bei Privatkunden möglich ist. In allen anderen Fällen müssen die ausgeführten Massen mit Hilfe der Auf- maße ermittelt werden. Das zentrale Dokument jedes Bauvorhabens in unserer Branchensoftware B2BAU, das wir „Baufortschritt“ nen- nen, haben wir in der letzten Folge bereits kennengelernt. Der Baufortschritt enthält alle Leistungen, die ausge- führt werden müssen (Soll- Mengen) und was liegt näher, als hier auch die Aufmaße zu erfassen (Ist-Mengen). Die Aufmaßerfassung kann im Baufortschritt zeitnah nach Ausführung von Leistungen erfolgen, zeitlich abgekoppelt vom Erstellen der Rechnung. Bild 1 zeigt die Erfassung eines Aufmaßes. Aufgrund der Erfassung im gleichen Dokument, in dem auch die Sollmengen verfügbar sind, kann man sich jederzeit einen Überblick über den Leistungs- stand verschaffen, siehe Bild 2. Die Pfeile zeigen die Spalten mit den Mengen „Soll“ und „Ist“. Auch ein Ausdruck des aktuellen Leistungsstandes wird dadurch möglich, jede Position mit prozentualem Fertigstellungsgrad. Bild 1 zur Folge 13 + Bild 2 zur Folge 13 Ist die Erstellung einer Abschl ags rechnung mit ausgewiesenen Massen erfor- derlich, müssen alle Aufmaße bis zu diesem Bautenstand er- fasst werden. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, sich vor der Erstellung der Rechnung mit dem Auftraggeber über den zu erwartenden Inhalt der Rechnung abzustim- men. Dazu kann aus dem Baufortschritt der aktuelle Leistungsstand ausgedruckt werden, bei Bedarf mit den Aufmaßen im gleichen Dokument bzw. alternativ das Aufmaß als separater Ausdruck. Der Ausdruck des Leistungsstandes enthält auch alle Preise, sodass der Auftraggeber wertmäßig in Kenntnis gesetzt wird. Einen Ausschnitt des Protokolls der ausgeführten Leistungen mit einer Leistungsposition inkl. Aufmaß zeigt Bild 3. Durch die auf diese Weise mögliche Vorprüfung des Auftragge- bers können noch Korrek- turen eingearbeitet werden, so dass möglichst Rech- nungsrückläufer vermieden werden. Die darauffolgende Erstellung der Abschlags- rechnung erfolgt dann per „Knopfdruck“, dabei werden automatisch die notwendigen Positionen mit den Aufmaßen in die Rechnung kopiert. Durch diesen Vorgang werden im Baufortschritt die in die Rechnung übernommenen Aufmaßzeilen gesperrt. Warum das so ist, erläutern wir im folgenden Abschnitt. Positionen, die (noch) nicht ausgeführt sind, bei denen also kein Aufmaß eingetragen ist, werden selbstverständlich nicht in die Rechnung über- nommen. Bild 3 zur Folge 13 Nach Erstellung der Abschlagsrechnung können wiederum zeitnah nach Ausführung weiterer Leistun- gen die nächsten Aufmaße im Baufortschritt ergänzt werden. Eine Beispielposition zeigen wir in Bild 4. In dieser Position sehen wir, dass die erste Aufmaßzeile gesperrt ist (siehe Pfeil), da sie bereits in die erstellte Abschlagsrech- nung übernommen worden ist. Werden nun weitere Abschlagsrechnungen erstellt, ist deren Inhalt abhängig von der Einstellung, die vorab festgelegt werden muss: „Kumulierte“ oder „Nicht kumulierte“ Abrechnung. Bild 4 zur Folge 13