web_S&E_02_2022_ub

Es schreibt für Sie: Michael Scholtz Scholtz Software GmbH Wankstr. 28 b · 86971 Peiting Telefon: +49 8861 9109990 Telefax: +49 8861 9109999 E-Mail: info@scholtz.de Web: www.scholtz.de Kostenüberwachung von Baustellen mit der Nachkalkulation B aufirmen haben gegenüber Firmen, die im Handel tätig sind, in Bezug auf die Kostenüberwachung erheb- liche Erschwernisse. Im Handel wird jeder verkaufte Artikel dem Kunden unmittelbar in Rechnung gestellt, von wenigen Ausnahmen abgesehen. Hier muss „nur“ kontrolliert werden, ob der Aufschlag auf den Einkaufspreis ausreicht, um die betrieblichen Kos­ ten inkl. Personalkosten zu decken und zusätzlich noch einen Gewinn zu erwirtschaften. Sinngemäß entspricht dies der Abwicklung der Baustelle auf Regie, wo alle Kosten einschließlich der produktiven Arbeitzeit dem Kunden berechnet werden. Da im Bauwesen dem Kunden über- wiegend Leistungen berechnet werden, liegt den Preisen der Leistungen die Über- legung zugrunde, wie viel Arbeitszeit, welche Materialmengen und sonstige Kosten voraussichtlich erforderlich sind. Die derzeitige Materialpreisproblematik kommt noch erschwerend hinzu. Wichtig ist nun die Frage, wann wir das Ergebnis der Kostenkontrolle „auf dem Tisch“ liegen haben wollen. Einigkeit dürfte darüber herrschen, dass es nach Erstellung des Jahresabschlusses oder der Bilanz durch den Steuerberater viel zu spät ist. Zwingend ist also mindestens, die Auswertung nach Fertigstellung des Bauvorhabens vorliegen zu haben, um zumindest für die Erstellung weiterer Angebote die Erfahrungen einfließen lassen zu können. Je größer aber das Bauvorhaben ist, um so wichtiger ist eine zeitnahe Kostenkontrolle, um – wenn möglich – noch steuernd eingreifen zu können. Diese Kostenkontrolle in die Buchhaltung zu verlagern, ist in den meisten Fällen durch die oftmalige Zeitverzögerung nicht praktikabel und meist nur umständlich mit dem Stand der fertigen Leistungen der Baustelle zu vergleichen. Am schnellsten stehen die Zahlen zur Verfügung, wenn die Daten unmittelbar in der Projektverwaltung vorliegen, dort wo auch Aufmaße und Rechnungen erstellt werden. Betrachten wir die Kosten im Ein- zelnen. Ein großer Kostenblock sind die Arbeitsstunden. Idealerweise setzt man heute ein Zeiterfassungssystem ein, bei dem entweder jeder Mitarbeiter oder der Vorarbeiter für die entsprechenden Mit- arbeiter den Arbeitsbeginn und das Ende komfortabel und mit wenig Aufwand erfasst. Diese Arbeitszeiten sollten dann sowohl für die Nachkalkulation, wie auch für die Lohnabrechnung automatisch zur Verfügung stehen, selbstverständlich in Bezug auf die baustellenbezogenen Kosten mit den jeweils hinterlegten mit- arbeiterbezogenen Stundenlöhnen. Für eine zeitnahe Kostenkontrolle müssen noch die Aufmaße der ausgeführten Leistungen erfasst werden, was ohnehin für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber zwingend erforderlich ist. Wir verweisen dazu auf das Dokument „Baufortschritt“ der letzten zwei Folgen dieser Serie. Sind dann noch die Leis- tungspositionen zumindest in Bezug auf die Arbeitszeit kalkuliert worden (und sei es nur „orientierend“), steht die Kostenauswertung auf „Knopfdruck“ zur Verfügung und liefert exakte Werte. Dargestellt ist dies in Bild 1 mit der Gegenüberstellung „Tatsächliche – kal- kulierte Arbeitsstunden“. In unserem Beispiel sind die tatsächlichen Stunden geringfügig höher als die kalkulierten, bei den Kosten ist es umgekehrt. Die Ursache ist der Einsatz von Mitarbeitern mit geringerem Stundenlohn als mit Hilfe des Mittellohns kalkuliert. Nicht ganz so einfach und in jedem Fall mit mehr Aufwand verbunden ist die Erfassung der Materialkosten. Die genauesten Daten stehen zur Verfügung, wenn zeitnah die Menge der tatsächlich verbauten Materialien sowie die dafür bezahlten Preise erfasst würden. Diese Erfassung erfordert jedoch einen derar- tigen Zeit- und damit Kostenaufwand, dass dies in der Regel ineffektiv ist, zumal eine weitergehende EDV-gestützte Au- tomatisierung im Gegensatz zur Zeiter- fassung Stand heute kaum möglich ist. Stattdessen werden in den meis- ten Fällen die Eingangsrechnungen den Baustellen zugeordnet, wenn sie anhand von Bestellung und Lieferung baustellenbezogen eingehen. Hier ist es u. a. eine organisatorische Frage, ob eine Doppelerfassung, sowohl in der Nach- Schützen & Erhalten · Juni 2022 · Seite 40 BRANCHENSOFTWARE