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Betriebswirtschaft Es schreibt für Sie Diplom-Betriebswirt Wolfgang Krauß Seit über 25 Jahren in der betriebswirtschaftlichen Beratung von Handwerks­ betrieben tätig Kolbing 35 · 83556 Griesstätt Telefon: (08039) 9097220 Mobil: (0172) 7499102 E-Mail: wolfgangkrauss-beratung@t-online.de Internet: www.beratungfuershandwerk.de www.die-erfolgswerker.de Der Worte sind genug gewechselt… Der Mitarbeiter als Mitunternehmer; ein Wunsch den viele Unternehmer und Un- ternehmerinnen haben, der leider jedoch nur in wenigen Fällen wirklich in Erfüllung geht. Auch wenn diese Aussage nicht der „political correctness“ entspricht, zeigen sich im Alltag nicht selten Abweichungen in der Bewertung betrieblicher Erforder- nisse zwischen den Mitarbeitern und der Geschäftsleitung. Dies resultiert weniger aus einem bösen Willen heraus, als dem Umstand einer unterschiedlichen Bewertung. So werden bspw. das Führen von Stundenzetteln und Checklisten und deren zeit- nahe Abgabe im Büro vom Mitarbeiter oftmals als ein lästiges Übel angesehen. Im Ergebnis führt das dann nicht selten zu lückenhaften An- gaben, bei wem genau gearbeitet und welche Leistungen ausgeführt wurden. Aus Mitarbei- tersicht dienen die Stundenzettel vorrangig zur Berechnung seines Lohnanspruchs. Das diese Aufzeichnungen Grundlage für die Rechnungs- stellung bilden, sei es als Teil oder Schlussrech- nung und auch zur Erfassung von Zusatzleis­ tungen, wird so nicht immer wahrgenommen. Auch nicht, dass die Baustellenstunden in die Nachkalkulation einfließen und das Baustellen- ergebnis bestimmen. Gerade hier zeigen sich in der Praxis auffallend häufig Unterschiede in der Summe der Baustellenstunden, die für die Lohnabrechnung vom Mitarbeiter geschrieben werden und den Mitschreibungen der Baustel- lenstunden bspw. des Bautagebuchs oder der Baustellenakte. Mit einer signifikanten höheren Anzahl der Stunden der „Eigenmitschreibung“ für die Lohnabrechnung. Während diese Probleme noch „hausintern“ gemanagt werden können, bspw. durch die Frage, warum können die Baustellenstunden nicht nur einmal erfasst und dann gleichzeitig Grundlage für die Baustellenbetrachtung und die Lohnab- rechnung werden (beide Angaben müssten logi- scherweise ja identisch sein), sind die Anforde- rungen an die Form der Lohnaufzeichnung durch den Zoll weniger diskutabel. Aufzeichnungspflichten nach Mindestlohn Mit dem Mindestlohngesetz wurden leider auch neue Aufzeichnungspflichten festgelegt. So sind für geringfügig Beschäftige (450,00 €) und kurzfristig Beschäftigte und für Branchen, die unter die Regelung des Schwarzarbeitsbe- kämpfungsgesetzes fallen, folgende Aufzeich- nungspflichten vorgesehen: Es ist der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Diese Auf- zeichnung muss zwei Jahre aufgehoben werden. Die Dokumentation und Aufzeichnung der Arbeitszeiten muss innerhalb 1 Woche (7 Ka- lendertage) vorliegen. Einen Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Arbeitszeitkonten Werden Mehrleistungen auf einem Arbeits- zeitkonto gutgeschrieben, so ist das Arbeitszeit- konto nach dem Mindestlohngesetz innerhalb von zwölf Monaten auszugleichen. Grund ist der, dass eine Leistung von Über- stunden dazu führen kann, dass der Mitarbeiter in dem jeweiligen Monat nicht den Mindestlohn erhalten könnte. Aus diesem Grunde müssen die Arbeitskonten regelmäßig überprüft werden, so- dass diese innerhalb von zwölf Monaten ausge- glichen werden. Arbeitszeitbetrug In vielen Betrieben werden die tatsächlich geleisteten Stunden handschriftlich erfasst. Leider werden Arbeitszeiten oftmals geschönt eingetragen, weil Mitarbeiter z. B. manchmal zu spät zur Arbeit kommen und dann aber ihren eigentlich Arbeitsbeginn in diese Listen eintra- gen. Bei solchen Eintragungen handelt es sich nicht um einen Kavaliersdelikt, sondern um ei- nen Arbeitszeitbetrug. Als Arbeitsgeber erfolgt eine Lohnabrech- nung auf Basis der eingetragenen Stunden. Der Auftraggeber muss jedoch lediglich für tatsäch- lich geleistete Arbeitsstunden eine Vergütung entrichten. Wird eine Arbeitszeit eingetragen, die nicht als tatsächliche Arbeitsleistung er- bracht worden ist, so handelt es sich schlicht- weg um Betrug, der neben den arbeitsrecht- lichen Konsequenzen auch strafrechtliche Kon- sequenzen haben kann und auch zivilrechtliche – hier die Rückforderung der zu viel gezahlten Vergütung. Das Beispiel der Lohnaufzeichnungen zeigt auf, dass betriebliche Prozesse verbindlich ver- einbart werden müssen. Im Regelfall erfolgt dies mündlich in Form eines Gesprächs. Dies hat allerdings den Nachteil, dass hierbei Dinge in der nachträglichen Betrachtung verges- sen oder gar falsch verstanden werden können. Auch in einem Streitfall vor Gericht wird immer danach entschieden werden, was letztendlich formal belegt werden kann. Es hat sich daher bewährt für wichtige zu vereinbarende Anweisungen die Schriftform zu wählen, bspw. in Form einer Betriebsanweisung. Diese wird dann mit dem Mitarbeiter bespro- chen, ausgehändigt und ein vom Mitarbeiter unterschriebenes Exemplar der Personalakte zu- geführt. Insbesondere die durch den Mitarbeiter zu leistenden Unterschrift hat in der praktischen Umsetzung zu einer deutlichen Verbesserung des Erinnerungsvermögens geführt. Betriebsanweisungen sind ein wichtiges Mittel zur Steuerung des Betriebes. Betriebs- anweisungen können folgende Punkte bei der Formulierung berücksichtigen: 1. Festlegen eines Anwendungsbereiches! 2. Auf konkrete Gefahren hinweisen 3. Verhaltensregeln festlegen Beispiel für eine Betriebsanweisung: Mitarbeiter Betr.: Betriebsanweisung Rauchverbot Sehr geehrter Herr xxx, auf unseren Baustellen und in unserem Betrieb herrscht Rauchverbot während der Arbeitszeit. Das Rauchen ist in den Pausenzeiten gestattet, dabei ist zu beachten, dass evtl. besondere Raucherzonen ausgewiesen sind. Die meisten unserer Kunden wünschen nicht, dass in ihren Räumen geraucht wird, dass Verlas- sen des Arbeitsplatzes für eine „Raucherpause“ außerhalb der Pausenzeiten dulden wir nicht. Bitte bestätigen Sie uns mit Ihrer Unterschrift, dass Sie das Rauchverbot auf den Baustellen und im Betrieb zur Kenntnis genommen haben und reichen uns das unterschriebene Exemplar für unsere Dokumentation zurück. Ort, Datum ____________________ (Unterschrift) Es schreibt für Sie RA Andreas Becker Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht Nienburger Str. 14a 30167 Hannover Telefon: (0511) 1231370 Fax: (0511) 12313720 E-Mail: info@becker-baurecht.de Internet: www.becker-baurecht.de Schützen & Erhalten · Juni 2016 · Seite 26